Avançando para o trabalho digital

Confira o artigo de Steve Forcum sobre como melhorar a produtividade no trabalho digital

O uso da tecnologia de videoconferência por si só não é transformação digital, também é necessário resolver os problemas centrais de produtividade do negócio

Por Steve Forcum, diretor de Marca da Avaya

Para entender como as empresas estão evoluindo em direção ao local de trabalho “do futuro”, é necessário estar ciente de que nunca mais vamos trabalhar da mesma forma e, ao mesmo tempo, não perderemos de vista as lições aprendidas durante a pandemia. A pergunta mais comum que me fazem é a seguinte:  “Como podemos manter a empresa operando em casa com a mesma produtividade que alcançamos durante a pandemia e quais ferramentas são necessárias para nos tornarmos mais eficientes?”

Para a maioria, a discussão começa com a transformação digital e uma crença equivocada de que a pandemia da COVID-19 forçou as empresas a se transformarem digitalmente em tempo real.

Talvez você tenha visto uma versão de desenho animado em que a pandemia agiu como uma bola de demolição, representando iniciativas de transformação digital que colidem com empresas que dependiam de tecnologia legada. Esse cartoon sugere que as organizações que foram capazes de fazer a transição perfeita da força de trabalho de seus escritórios para a segurança de casa, graças ao uso da tecnologia de videoconferência, transformaram digitalmente seus processos com sucesso, quando nada poderia estar mais longe da verdade.

A pandemia trouxe consigo uma reconexão de onde trabalhamos e como a produtividade pode ser mantida, e até mesmo aumentada, independentemente da localização física. Mas a transformação digital de como trabalhamos está em andamento e será sobrecarregada à medida que avançarmos para o local de trabalho “do futuro”.

Antes da pandemia, o obstáculo mais visível à colaboração era encontrar uma sala de reuniões vazia para trabalhar em documentos e tomar decisões. Quando houve a transferência das forças de trabalho para o home office, não mudamos a forma como trabalhamos com documentos ou tomamos decisões, simplesmente mudamos o local de reunião. Em vez de enviar instruções para uma sala de conferência física, o organizador da reunião enviou um link para sua sala virtual.

Mas, na realidade, com o vídeo não resolvemos os principais problemas que afetam a produtividade. Em grande parte das videoconferências de que participo hoje, como a fadiga é uma realidade, a maioria dos participantes está com as câmeras desligadas.

O verdadeiro problema reside no fato de que, embora a produtividade esteja aumentando, ainda sentimos que estamos ficando cada vez mais para trás. Não sei quanto a você, mas quando trabalho em casa minha agenda é repleta de videoconferências, uma após a outra, o que significa que tenho cada vez menos tempo para as reuniões.

Essa não é uma maneira sustentável de trabalhar e, para transformar verdadeiramente as soluções digitalmente, não basta fornecer flexibilidade no local de trabalho, mas também mudar a forma como ele é feito.

Um local de trabalho digital precisa oferecer suporte a vídeo de alta resolução por meio de uma variedade de conexões de rede; com fio, sem fio ou celular. As soluções de videoconferência permitem que você veja os participantes e compartilhe documentos. Uma plataforma de colaboração capacita aqueles que não puderam comparecer em tempo real a se atualizar assistindo a uma reprodução sob demanda da reunião ou lendo anotações feitas pelos participantes.

A tecnologia deve ajudar a preencher a lacuna entre os ganhos de produtividade e a preparação dos participantes à medida que eles “passarem” de uma reunião para outra, coletando e agrupando todo o conteúdo relevante para a sessão em um único lugar.

Resumindo, devemos ir além da simples visualização e do compartilhamento de tecnologias e adotar plataformas verdadeiramente colaborativas. Também é possível  aproveitar a inteligência artificial (IA) para resolver os problemas que todos enfrentamos ao trabalhar de casa:

• Mais espaço – Procure  soluções de videoconferência que não sejam limitadas em termos do número de usuários que você pode ter na tela ao mesmo tempo;
• Elimine distrações, tanto vistas quanto ouvidas – à medida que avançarmos para o local de trabalho do amanhã, participaremos de reuniões em locais que podem atrapalhar o foco da equipe. Todos nós já passamos por isso: cães latindo, campainhas tocando ou jardineiros cortando a grama do lado de fora da porta enquanto se está em uma reunião importante. Então é importante utilizar IA para nos livrarmos de tudo isso;
• Não deixe os ‘slides’ esconderem seu poder de estrela – por falar em foco, as apresentações podem ser entediantes quando você não consegue mais ver o apresentador no momento em que tem slides em tela cheia. Hoje já existem soluções que incluem o apresentador de uma forma envolvente – na frente, no centro ou nos slides para que você possa obter mais do que está tentando comunicar sem ter que ir e voltar ou apenas ter uma voz durante uma apresentação.
• Mobilidade é importante –Não importa onde você esteja, qual dispositivo está usando ou qual conexão de rede está disponível, procure soluções em que pode participar totalmente enquanto usa recursos como planos de fundo virtuais, redução de ruído, apresentação imersiva e muito mais.

É assim que vejo o futuro do trabalho, não voltando aos escritórios, mas avançando para uma nova era de produtividade, aprendendo lições com a pandemia e entendendo como transformar digitalmente nossos locais de trabalho para fazer mais com menos esforço.